Canal de Denúncias FORMULÁRIO ( Pode Enviar denúncia anónima)
CANAL DE DENÚNCIAS
I – Contextualização do Canal de Denúncias
De forma a implementar o procedimento de Denúncia, o qual se rege pela Lei n.º 93/2021, de 20 de Dezembro, importa definir regras funcionais que permitam a criação de canais de denúncia nas empresas.
O ato de denúncia relevante visa acolher comportamentos que permitam o reporte de condutas consideradas ilegais, fraudulentas, corruptas ou contrárias às normas internas da empresa, de forma isenta e imparcial.
A criação da política e procedimento de Denúncia tem como principais objetivos:
- Definir os princípios orientadores dos procedimentos de receção, tratamento, registo e conservação de comunicações de práticas de irregularidades;
- Assegurar a possibilidade de se admitirem denúncias anónimas de irregularidades;
- Assegurar a adoção de medidas preventivas que evitem atos incorretos ou irregulares.
II – Princípios Gerais
Características do processo implementado:
1 – Implementar um canal de denúncia seguro, também apto a proteger o anonimato.
2 – Garantir que todos os trabalhadores sabem como denunciar as irregularidades de que tenham conhecimento no exercício das funções e cometidas no âmbito profissional, bem como que conhecem a política interna nesta matéria respeitando na íntegra o Código de Conduta.
3 – Em noventa dias, as organizações devem responder e acompanhar o processo de denúncia. O processo deve ser ágil, claro e objetivo de forma a que o denunciante saiba que os factos relatados estão a ser analisados e a cumprir as fases necessárias à sua resolução. Igualmente, as organizações devem manter os seus trabalhadores informados acerca das consequências de infringir as regras que contextualizam a denúncia, bem como dos desenvolvimentos do processo.
4 – Garantir que as organizações que recebam a denúncia possuem meios para proteger o denunciante que age de boa-fé, designadamente de retaliações, como demissão, suspensão, humilhação, intimidação ou outro tipo de sanções como ser negada ajuda ou ter avaliações de performance negativas sem justificação para o efeito. Assim, o procedimento geral deve garantir:
a) A criação e implementação de um canal de denúncia externo nas empresas serve para instituir um mecanismo que permita a apresentação e o seguimento seguro de denúncias;
b) A exaustividade, integridade e conservação das denúncias;
c) A confidencialidade da identidade ou do anonimato dos denunciantes, bem como da identidade de pessoas ou entidades terceiras que sejam mencionados na denúncia;
d) O impedimento de acesso de pessoas não autorizadas à informação em causa;
e) A independência, a imparcialidade, a confidencialidade, a proteção de dados, o sigilo e a ausência de conflitos de interesses entre as pessoas e os departamentos designados para o recebimento e o tratamento das denúncias;
f) A eliminação imediata de todos os dados pessoais que não sejam relevantes para o tratamento da denúncia.
III – Procedimento específico
As denúncias são apresentadas por escrito mediante o preenchimento do formulário disponibilizado no site da empresa ou por email, anónimas ou com identificação do denunciante.
O Canal de Denúncias da Companhia pode ser utilizado de forma gratuita, 24 (vinte e quatro) horas por dia, 7 (sete) dias por semana pelos seguintes canais de contacto:
Website: https://www.finaldata.pt/imhome/
O denunciante deverá preencher o formulário de denúncia, podendo fazê-lo de forma anónima ou identificando-se, sendo que, caso opte por se identificar, essa informação está sujeita a confidencialidade por parte dos responsáveis pelo tratamento da denúncia.
A pessoa responsável pela gestão da comunicação e informação tem um conhecimento profundo da organização da empresa e dos seus valores na qualidade de Responsável pelo Cumprimento Normativo (RCN).
A identidade do denunciante só pode ser divulgada:
- Para cumprimento de obrigação legal ou decisão judicial;
- Após comunicação ao denunciante, por escrito, dos motivos para a divulgação dos dados, salvo se esta comunicação comprometer as investigações ou processos judiciais.
Proteção do denunciante:
É garantida proteção legal ao denunciante que denuncie ou divulgue publicamente infrações sempre que o faça de boa-fé e tenha fundamento sério para crer que as informações que denuncia são verdadeiras. A lei proíbe a prática de atos de retaliação contra o denunciante.
Responsabilidade do denunciante:
A denúncia ou a divulgação pública de uma infração, feita de acordo com os requisitos impostos pela presente lei, não constitui, por si, fundamento de responsabilidade disciplinar, civil, contraordenacional ou criminal do denunciante.
2 – TRATAMENTO DA DENÚNCIA
Recebida a denúncia, é necessário prosseguir para a fase de investigação, existindo um procedimento que permite dar seguimento à denúncia.
A responsável por este circuito analisa o teor da denúncia e os documentos que a acompanhem, tendo autonomia para solicitar os documentos e informações que entender à organização com vista a executar esta análise de forma cabal e integral.
Após análise, a responsável deverá elaborar relatório descritivo das ações realizadas e das conclusões a que chegou, guardando tal relatório exclusivamente para si e garantindo que nenhum terceiro acede ao mesmo.
Assim, as pessoas encarregues de gerir este procedimento, gerem também o email dedicado a este assunto.
As fases essenciais desse circuito são as seguintes:
- Registo: o denunciante regista a sua denúncia no formulário acessível no website da empresa;
- Análise e tratamento: as denúncias recebidas são inseridas em pasta informática reservada no sistema, bem como em pasta documental de acesso reservado, seguindo-se o respetivo workflow, análise e conclusões;
- Conclusão e Arquivamento: as pessoas com autoridade para o efeito fazem a sua análise e documentam a conclusão da denúncia através de comunicação dirigida exclusivamente ao denunciante.
3 – CONCLUSÃO DO PROCEDIMENTO
O denunciante é informado em qualquer momento do processo qual o estado das diligências efetuadas, e é notificado da decisão tomada, bem como, se for caso, das medidas adotadas, até ao limite de 90 dias após a receção da denúncia.
IV – Custos e Sanções pelo não cumprimento da Lei
As multas pelo não cumprimento da lei de Proteção ao Denunciante estão divididas em sanções muito graves e graves.
Impedir a apresentação ou o seguimento de denúncia constitui contraordenação muito grave punível com coima de 1.000 euros a 25.000 euros se o agente for pessoa singular, ou de 10.000 euros a 250.000 euros se o agente for uma pessoa coletiva.
Não dispor de canal de denúncia externo, ou oferecer esse canal sem as devidas garantias, como a possibilidade de realização anónima ou violação de dever de confidencialidade, constitui contraordenação grave punível com coima de 500 a 12.500 euros se o agente for pessoa singular, ou de 1.000 a 125.000 euros se for pessoa coletiva.
A FINALDATA, em estreita ligação com a visão e missão, compromete-se a conduzir a sua atividade com os princípios de:
- Integridade e absoluta transparência na condução dos negócios;
- União e respeito nas relações com os clientes, parceiros e fornecedores;
- Eficiência nos processos de planeamento e execução;
- Iniciativa e pró-atividade em todas as situações, qualidade dos serviços e compromisso com o cliente.
Confidencialidade e Proteção do Denunciante
Todas as denúncias são tratadas com estrita confidencialidade, em conformidade com a Lei n.º 93/2021 e o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD).
A identidade do denunciante será protegida e apenas acessível às pessoas autorizadas para tratamento da denúncia.
São igualmente aceites denúncias anónimas.
Este canal não deve ser utilizado para falsas acusações ou denúncias de má-fé.
- Confirmação de receção até 7 dias
- Análise e acompanhamento da denúncia
- Resposta no prazo máximo legal de 90 dias
- Proteção contra atos de retaliação
O presente Canal de Denúncias constitui um mecanismo interno de reporte de infrações ao abrigo da Lei n.º 93/2021, garantindo a confidencialidade, proteção do denunciante e tratamento adequado das denúncias recebidas.
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